受控文件是什么意思 什么是受控文件
1、受控文件指按照发放范围登记、分发或独立存档管控 ， 并能保证收回的文件 。它主要是由文控中心和认证办共同管控 。
2、这是一种标准性、责任制的文件 ， 必要修改时需要进行申请 ， 并登记ECN文件 ， 审核批准 ， 同时ECN也必须受控 。文件封面一般加盖受控图章 。受控文件是“非受控文件”的对称 ， 凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件 ， 也就是说凡是存在修改和换版的文件就是受控文件 。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本 。受控文件可以复制阅读参考 ， 但复制的文件不生效 。许多公司还将受控文件拍成照片 ， 上传到内部局域网 ， 以供有需要或争议时直接在网络上查看 ， 这样可以避免原件的丢失和损坏 。一般来说这些文件是长期使用并始终处于修改和换版状态的文件 ， 如：成本手册、程序文件、各种规章制度、定额、标准成本、预算等 。受控文件作废时 ， 应从所有使用场合及时收回 ， 以防止其误用 。
【受控文件是什么意思 什么是受控文件】3、受控文件 ， 之所以需要“受控” ， 是因为其重要性 ， 标准性和责任性 。所以 ， 需要制定相关的管理制度 ， 并由文控部门进行管控监督 ， 防止被非正规修改 ， 或对文件不重视、随意损坏或丢失 。正是因为其具有标准性 ， 所以如有修改版或新版本分发出去 ， 需要回收旧的文件 ， 以防止误用 。这也是受控文件与其他文件的最大区别 。因此 ， 复印版的受控文件是不生效的 ， 只能用于了解参考 ， 不作为标准和责任的依据 。
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